云海OA办公自动化方案(国企版)

2015-06-11 行业新闻

一、共性特点

此处“国企”指国内企业,而不仅仅是国有企业。国内企业数量庞大,性质多样,千差万别,我们发现中国的企业并不缺乏远大的理想,也不缺乏聪明的员工,但是在企业的内部管理上普遍欠缺一些基础性的内容,比如:

缺乏对目标的细化和执行能力;

缺乏有效率的企业和沟通机制;

缺乏以项目为中心的团队合作;

缺乏对知识和信息的有效学习与利用;

缺乏扁平化的组织架构;

缺乏清晰的办公流程;

缺乏高效的办公习惯和严谨的工作态度;……

云海OA利用先进的信息技术,为企业提供了一个加强内部管理的有效工具,以上各项所有内容,都可以通过云海OA得到很好的弥补或改善。

如利用云海OA实现企业公告、通知、文件等各种信息的瞬间传递,避免了信息延误和损耗带给企业的损失,利用云海OA实现部门、同事、上下级之间的直接沟通,得到广大员工的真实想法,利用云海OA将清晰的目标、细分的计划分配给相关人员并随时监测,利用云海OA将企业积累的知识经验充分共享,实现知识增值,利用云海OA建立虚拟的扁平化架构,减少、消除不必要的工作环节,避免官僚作风和互相推诿,大大提高工作效率。

二、理论基础

总有很多问题存在于一个企业中,它们像紧紧缠绕在身上的一团乱麻,让你无法随心所欲实施自己的想法,进行竞争力的提升。云海OA希望和你一起找到这些问题的根本,并采用简便可行的方法解决它。

比如,当你的人抱怨太忙太累时,可能并不是真的缺人或者业务太多;

当他们叹息缺乏沟通机制时,可能并不是因为两个部门之间隔着一道墙;

当他们唠叨不能及时看到统计报表时,可能并不是因为大家不在一个大楼里;

当他们借口没有看到最新的公告通知时,可能并不是秘书偷懒或者打印机坏了;

当他们计较谁占用了太多的打印纸、圆珠笔时,可能并不是没有采购足够的办公用品;

当他们投诉找不到以前的文件资料时,可能并不是文件柜的管理员马马虎虎;

当他们争吵得不到系统培训时,也可能并不是人事部的培训工作搞得太少……

最后,你发现他们整天从事了太多重复性的、低端的、琐碎的工作,而对本职工作投入的时间和精力却严重不足。

你甚至不知道他们到底在忙些什么、想些什么,不知道那个项目到底进行得如何,不知道自己辛苦做出的规定发放到哪里去了,不知道这个决策是否满足大多数人的意愿,最后你自己也亲自到处忙着查资料、打电话、跑现场、谈心、开会,同样陷入困境……

我们研究发现,上述问题有一个共性,那就是同属于工作方法(方式)的问题。 根据我们的研究,我们把企业管理概括为两大内容:一、战略,二、战术,即方法,战术又包括三个小内容:资源、流程、执行,每一个小内容又包括诸多更小的内容,如资源包括人力资源、财务资源、知识资源、情报资源、硬件资源等。

战略根基稳定,没有方法、技巧、灵活性,它只是一种思想、一个方向、一个目标,战略问题就是战略失误,犯一次轻则伤筋动骨,重则一命呜呼;

而战术轻巧复杂,灵活多变,无论是资源还是流程、执行,每一个内容都博大精深,又结合紧密。它们包含了企业内所有的人、事、物和方法、技巧、经验,也产生了各种各样的矛盾和问题,却常常因为问题小而不被重视,然而积劳成疾,蚁穴毁堤,往往惊觉时已晚。

云海OA作为一个信息化工具,就是提供了一种全新的工作方式,帮助您更快速、更轻松、更彻底、更方便的工作,解决企业在资源、流程和执行三个方面出现的一些问题,实现共享资源、规范流程、推动执行。

所以,云海OA是一种战术上的选择,它强化企业的内部管理,促成战略目标的实现。

三、研发理念

云海OA是信息化协同办公平台,将最先进的管理理念和开发技术集于一身,以人为中心,致力于帮助用户实现共享资源、规范流程、推动执行的目的。

云海OA在给用户带来先进办公方式的同时,也将给企业导入先进的管理和办公理念,促成企业升级。

云海OA采用魔方式三层架构开发,是真正的协同办公平台,能轻松实现跨平台、跨数据库、跨架构的使用,拥有魔方般的灵活性、强劲性和整合性,允许用户随意组合不同的业务系统,构建自己的数据处理中心。

无论是自己开发还是采购的各种系统,云海OA都能让用户轻松构建起一个数据共享、流程同步的综合性信息化办公平台,创造企业发展的最优化环境,取得竞争中的最大优势。

四、研发原则

云海OA致力于为用户提供性价比最高的产品,本着结构先进、功能实用、使用简单、满足升级的四大原则开发,采用了当今世界最先进的开发技术和架构,是当前市场绝对领先的新一代办公自动化平台。

实用性:满足企业的核心办公需求,避免功能闲置造成的诸多弊端;

安全性:具有良好的防病毒、防攻击、防破解、防泄密性能;

技术性:采用J2EE技术和三层架构开发,是最先进的技术体系;

易用性:界面简洁友好,流程合理清晰,会使用电脑即可自动上手使用;

升级性:多次开发性,在不影响正常使用的情况下即可随时平滑升级;

平台性:无需改动数据库,即可随意集成不同架构和平台的应用系统;

稳定性:能够长期稳定运行于各种操作系统平台上;

适用性:对硬件、操作系统、数据库、网络环境的要求低,充分利用现有资源;

先进性:坚持整合最先进的办公理念和开发技术,时时保持系统的先进性质。

五、系统特点:

1. 国内领先的国际化语言开发团队。

2. 国内唯一采用横向功能菜单。

3. 国内唯一无需任何编程即可随意切换数据库,全面支持SQL Server/MYSQL/Oracle/DB2等十余种数据库等。

4. JAVA J2EE架构,全面支持WebService,扩展无极限。

5. 多种界面风格,可随时换肤,自定义喜好的风格。

6. 根据不同级别设置权限管理,保证资料安全。

7. 一分钟傻瓜化安装,包括数据库、WEB数据库全程自动安装。

8. 文档在线编辑,支持WORD/EXCEL、痕迹保留、电子印章。

9. 无限用户,没有后顾之忧。

10. 终身免费服务,永久升级。

六、典型应用

云海OA 的目标是为企业实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公系统。简单地说,该系统就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制,实现电子化协同工作与知识管理。概括来说,就是要实现以下几个方面:

1、共享资源

1) 实现知识管理,使企业内的先进经验、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用;

2) 共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单,实现无纸化办公;

3) 及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯,实现信息的畅通直达;

4) 在资源网络中,任何人都可以直接检索自己需要的各种资源资料;

5) 各种资源可以设置访问权限,实现有级别的公开,保护核心资料安全。

2、规范流程

1) 使办公流程清晰、规范、可控,可以保留流程,有据可查;

2) 消除不必要的流程和环节,避免重复劳动,提高工作效率;

3) 实现办公流程的自动化,代替大量手工操作,解放人的创造性;

4) 杜绝推诿和扯皮现象,使每个人责任清晰,约束其迅速执行;

5) 不同的流程和表单可以同步、共享、交叉、分流、合流,实现协同办公;

3、推动执行

1) 清晰每个人的责任和计划、目标、任务,工作透明化,自我促进完成;

2) 方便的监督、指导和沟通、反馈机制,及时发现问题、解决问题;

3) 随时得到最好的资源、知识、经验,利于协同合作,创造工作的最优化环境;

4) 避免低端和重复性工作,解放束缚,将人的创造性发挥最大价值;

5) 提升自信,释放活力,以先进的办公方式促进人员素质的提升。

七、系统价值

云海OA是提升企业竞争力的有效工具,它的价值是显著而长期的。

麦肯锡顾问公司认为,企业竞争力是财务业绩、市场地位和无形资产的综合反应(其他类型企业的竞争力也可以参照这三个指标),往往最被忽略也最为重要的指标正是无形资产,如卓越的品牌优势,高效的企业机制等。

国内的许多企业对于竞争力的追求过多着眼于可见的财务收益和市场份额上,而即便对经营业绩的提高改善也更多注重短期目标的实现,从而忽略了长期的、可持续发展的经营能力的培养和建设。

“企业的竞争优势已不仅仅是出色的业务战略设计,更是在战略执行上比竞争对手更快、更好。”麦肯锡对国内外众多业绩优秀企业的调研分析认为,竞争力强的企业在内部企业设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色。

云海OA所起到的作用在于此,通过云海OA的理念和应用,我们会清晰的发现云海OA通过帮助企业建立清晰的办公流程,扁平的企业架构,透明的反馈和沟通系统,迅速的决策和执行体系,来提高企业内部的管理和办公能力,建立一个协调统一、反应敏捷的企业机制。

通过这些工作,云海OA将逐渐起培养企业内核的竞争力,这正是一个企业最核心、最独特的竞争力,使整个企业变成一台高速运转的竞争机器,在竞争中占得先机。

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