南京市京水建设工程有限责任公司应用云海OA系统案例

2015-04-20 电力/水利/天然气

2012年新春伊始,公司董事长向我提出几个要求:如何能及时获取我公司分散在全国各地项目部的有价值的管理数据、信息?身在异地,如何及时实现重要文件的批复?如何将案头那成堆的文件带在身边,便于随时查看?凭着多年对信息化方面的关注,我敏锐地意识到:受当今信息技术发展趋势的影响,公司高层领导已经开始重视信息化对企业的重要性。

我将我们公司的企业信息化分成三个层次:管理系统信息化、业务系统信息化、企业集成管理系统。管理系统信息化是企业信息化的基础,如OA;业务处理信息化,如项目成本管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统、物资设备管理系统等;企业集成管理系统,则强调企业资源规划,是企业信息化的最终目标。现在许多单位所搞的ERP也好、管理信息系统MIS也好,投入了大量人力、财力,却败多成少。鉴于此,考虑到我公司的计算机整体应用水平还不够高,本着求真、务实的原则,企业信息化工作还必须分步实施、循序渐进。

现在,公司领导已经明确提出了这方面的需求,这对于作为信息部的我们开展公司的企业信息化工作,无疑是难得的良机!我向老总建议:可以用网络办公系统(OA)!

当然,要让公司高层领导拍板决定,有必要将这种产品拿到老总面前演示,真切地感受一下。起先我以为要找到此类软件系统并不难,于是便轻车熟路地开始从网上寻找能达到这种功能的软件。不查不知道,一查吓一跳,现今社会上能满足这种需求的软件系统可谓多如牛毛,并且价格悬殊:从几万、十几万、甚至几十万,各个价位的产品都有。本着对公司负责的态度,我开始认真思考如何选型的问题,毕竟我们公司还是一家中、小型企业,每一元钱都要物有所值——不能拿公司的资金开玩笑啊!我开始审慎地考虑如何选择,在选择之前,有必要先确定一个标准,参照这个标准去选就比较有针对性了。根据公司的实际情况,确定了选择的几个关键标准:

软件的价格要合理。经过对几款名声较响的软件进行分析,发现功能其实大同小异,在基本功能上没有什么实质性差别。但由于采用的开发方法、底层机制不同,价格却相差太多。

软件提供的功能要与公司管理需求相适应。从使用角度来说,功能是第一位的。当然在满足近期要求的前提下,也需要适当考虑前瞻性。

软件要使用方便,操作起来容易上手。由于行业特点,还有相当一部分员工计算机基础较差,如果操作太复杂,容易让这部分员工产生反感,影响软件的推广使用。

软件的供应方要有优质的服务做保证。毕竟任何一种软件在使用中都难免会产生各种各样的问题,这时就看能不能快速、满意解决了。这在软件的推广使用阶段时是个重要因素。

根据这个标准,我最初选了约10种有代表性的软件,分别进行安装、试用。获得软件的方式也不一样:有的是从门户网站上下载供应商提供的试用版本;有的是联系厂家上门安装试用或演示等。应该说,在网上提供试用版的做法还是比较便捷的。经过反复比较,最后将目光锁定在云海中腾OA系统。

当初之所以选择云海科技的云海中腾OA系统,是因为相比其它同类软件,它有以下显著特点:

采用了B/S方式。相比C/S方式而言,不需要安装专门的客户端软件,这样我公司员工不管身在何处,只要能上网就可以随时使用这套系统,比较方便。

安装简单。用OA系统中提供的一个安装包直接安装即可。不需要拷贝、修改一大堆的.dll文件等,无疑给以后的维护、快速灾难恢复提供了便利。

软件设计灵活,能提供较高的定制程度,二次开发功能强大!我觉得在这点上云海中腾OA软件做的非常人性化。毕竟各个公司的情况千差万别,作为通用软件,要想让所有公司都照着软件统一的固定模式走,相信现今哪个公司也不会选择它的产品。而云海中腾OA系统在这方面为用户提供了很大的自主空间。

另外,从功能和价格上来说,我敢肯定:这是目前为止在性价比上最具有竞争力的一款OA软件(在系统运行一年后的今天,我更深深体会到了这一点)。

综上所述,我选择了这款软件。而后根据我们公司的实际情况,从系统界面、功能模块设置等各个方面进行了详细的企业个性化部署,最后向公司领导展示。董事长在看完我的演示,特别是听到价位后,当即拍板:购买!将软硬件购置、使用培训、配置、推广使用等工作都交给我来做,并且鼓励我:放心大胆地去做吧!

我赶紧趁热打铁。接下来首先对公司总部及部分项目部人员作了一次集中操作培训;对个别项目部人员则亲临现场给予指导,然后利用各种可能的机会根据每个人的情况在工作中加以指导,做到了循序渐进、以点带面、整体推进。

如今,从试用该软件到现在快一年的时间了,这套系统在我公司内已经得到了广泛推广。比如利用这套软件系统发布持股会理事、监事会公开文件;工程管理部、各地项目部发布"工程简报";各部门在网上以加盖电子印章的方式发布"公司通知";利用内部短信、手机短信进行即时消息的沟通;公司领导通过工作流在网上进行重要文件的批复等等……。现在,我们每天上班第一件事,就是开机登录这套系统。云海中腾OA,已经成为大家工作中不可缺少的一部分。

云海中腾OA已不仅仅局限在大家所熟知的OA层次上,从它所能实现的程度来说倒不如称之为协同办公系统更合适。利用这套软件系统,我公司已形成以南京总部为中心,联接南京远近郊、河北、安徽、云南、陕西的十几个项目部或分公司,在企业信息化方面构建起了我公司的管理信息系统。当然,公司的企业信息化之路还很长,但有了象云海中腾OA这样的软件在领跑,我们有理由相信企业信息化之路会越走越宽广!

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